Rekrytointiprosessien henkilörekisterin tietosuojaseloste ja informointiasiakirja

Rekisterinpitäjä

Eckes-Granini Finland Oy Ab
y-tunnus: 1592088-9
Pansiontie 47 b
20101 Turku

Tietosuojavastaava

Eckes-Granini Finland Oy Ab on osa Eckes-Granini Group GmbH -konsernia. Konserniyhtiöiden yhteinen tietosuojavastaava:
Stephan Schmidt
(yksityisyys@eckes-granini.com)

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jukka Heimonen
(jukka.heimonen@eckes-granini.com)

Rekisterin nimi

Eckes-Granini Finland Oy Ab:n rekrytointiprosessien henkilörekisteri

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on henkilöstön rekrytointiprosessi sekä tarjolla olevan työvoiman käytettävyyden arviointi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1a) kohdan mukainen työnhakijan suostumus henkilötietojen käsittelylle, 1b) kohdan mukainen työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen työnhakijan pyynnöstä.

2. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja työntekijöistä:

Rekisterissä voidaan käsitellä myös kaikkien yllä lueteltujen tietotyyppien muutostietoja. Kerättävät tiedot koostuvat rekrytointiin liittyvistä välttämättömistä tiedoista, jotka ovat tarpeen mahdollisen tulevan työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi.

3. Mistä Eckes-Granini Finland Oy Ab kerää rekisteriin tallennettavat tiedot (tietojen säännönmukaiset tietolähteet)?

Rekisteriin tallennettavat tiedot tulevat työnhakijalta itseltään tai niiden kerääminen perustuu työnhakijan nimenomaisesti antamaan suostumukseen.

4. Luovuttaako Eckes-Granini Finland Oy Ab rekisterissä olevia tietoja muille tai EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi ko. rekrytointiprosessiin mahdollisesti liittyvien ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelun hankinnan yhteydessä (soveltuvuustestit ja rekrytointipalvelut). Käyttäessämme ulkopuolisia palveluntarjoajia huolehdimme sopimuksin kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön velvoitteiden täyttymisestä henkilötietojen käsittelyssä ja henkilötietojen käyttämisestä ainoastaan määrittelemäämme käyttötarkoitukseen.

Rekisteriin kerättyjä tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Joissain tapauksissa käyttämämme ulkopuoliset palveluntarjoajat voivat sijaita ja/tai käsitellä keräämiämme henkilötietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolisissa eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa. Tällöin varmistamme henkilötietojen kansainvälisten siirtojen oikeudelliset perusteet Privacy Shield – järjestelyn tai EU:n mallipykälien mukaisesti tai varmistaen muutoin, että EU:n tietosuoja-asetuksen kaikki edellytykset tietojen siirrolle sekä käsittelylle kolmansissa maissa täyttyvät.

5. Kuinka kauan rekisteröityjä henkilötietoja säilytetään?

Poistamme vanhentuneet, tarpeettomat ja virheelliset henkilötiedot heti saatuamme tästä tiedon. Muutoin säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on ko. rekrytointiprosessin tai tulevia avoimia työ- tai harjoittelupaikkoja silmällä pitäen tarkoituksenmukaista, enintään kuinkin 12 kuukautta työnhakijan toimittaman työhakemuksen vastaanottamisesta.

6. Millaisiin turvatoimin ja menettelyin rekisteröidyt henkilötiedot on suojattu?

Rekisteriä säilytetään a) sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti teknisin suojakeinon ja tietosuojamenetelmin, ja b) manuaalisessa muodossa lukitussa tilassa.

Rekisterin käyttöoikeudet on rajattu ja henkilötietoihin pääsy on sallittu ainoastaan nimetyille valtuutetuille henkilöille, joiden tehtävänä on järjestelmän ylläpito ja/tai henkilötietojen käsittely. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn. He ovat salassapitovelvollisuuden alaisia ja he ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen, jossa he ovat sitoutuneet noudattamaan asianmukaista tietoturvaa ja tietosuoja-asetuksen mukaisia periaatteita.

Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja rekisterin käyttöä valvotaan.

7. Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä?

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä tallennettujen tietojen korjaamista, poistamista tai täydentämistä, mikäli tallennetut tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tässä rekisteriselosteessa yksilöidyn tietojenkäsittelyn ja keruun tarkoituksen kannalta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan koskevan käsittelyn rajoittamista sekä oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen. Oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen kattaa rekisteröidyn oikeuden saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka on siirretty rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, sekä oikeuden siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Rekisteröidyn, joka haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, on esitettävä tätä koskeva yksilöity pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla.

8. Voinko kieltää, rajoittaa tai vastustaa henkilötietojeni käsittelyä?

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä peruutuksen ja/tai vastustuksen vaikuttamatta ennen peruuttamista ja/tai vastustamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttamista tai käsittelyn vastustamista koskeva pyyntö on esitettävä rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa muodossa.

9. Kenelle voin valittaa henkilötietojeni käsittelystä?

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassaolevaa lainsäädäntöä.

10. Muutokset tietosuojaselosteessa

Eckes-Granini Finland Oy Ab kehittää jatkuvasti henkilötietosuojakäytäntöjään muuttuvan lainsäädännön ja uusien tarpeiden myötä. Ajantasainen versio rekrytointiprosessien henkilötietojen tietosuojaselosteesta ja informointiasiakirjasta löytyy aina verkkosivultamme osoitteesta: www.eckes-granini.fi.

Käytämme evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseen ja mainonnan kohdistamiseen. Käyttämällä sivustoa hyväksyt evästeiden käytön. OK